Mis aportes de desarrollo con las famosas aplicaciones Control de Guías de Emisión de Documentos

12/06/2017

Revisando entre mis archivos encontr√© esta imagen captura de un software que desarroll√© el a√Īo 2006-2007 cuando trabajaba en el Consorcio Conirsa en una obra en Iberia (Puerto Maldonado-Per√ļ), de pronto tuve gratos recuerdos, especialmente como fue que empec√© a desarrollar este programa y su historia posterior.

En aquella obra, el gerente de Ingeniería era una persona metódica y ordenada y una de las cosas que más exigía era el orden y control de la documentación técnica de la obra, para él era un pilar del que se basaba los procesos de Ingeniería.

Este programa lo desarrollé por iniciativa propia como un apoyo para el área de Control Documentario cuando trabajaba en el área de Ingeniería y llegó a ser usado por todos lo que necesitaban acceder a la información y seguimiento de los documentos técnicos (incluidos planos) en el área, hasta el punto que el gerente de Ingeniería llego a "indicar" que sea usado en los Controles Documentarios de los dos campamentos que tenía la obra.

Este "Control de Guías" no sólo ayudaba a crear las Guías De Emisión de Documentos Técnicos (las famosas GEDT) sino también a ubicar las creadas para consultar los documentos emitidos asociados con las guías, fue una buena experiencia contribuir de esa forma para mejorar los procesos de trabajo en la empresa.

Impresión de la guía creada

Desarrolle este programa en el lenguaje Visual Basic como un hobby, empez√≥ peque√Īo, pero poco a poco fue aliment√°ndose de c√≥digo hasta que se convirti√≥ en una aplicaci√≥n muy buena, no era un s√ļper sistema, pero seg√ļn los comentarios, de mucha ayuda, sirvi√≥ de apoyo varios a√Īos hasta que pr√°cticamente "muri√≥" una vez que termin√≥ esta obra que dur√≥ m√°s 4 a√Īos (yo trabaje casi 3 en ella).

A√Īos despu√©s, entre el 2011 y 2012 tuve la oportunidad de contribuir nuevamente con mi conocimiento de programaci√≥n, cuando trabaj√© en la empresa Consorcio Tren El√©ctrico en la ciudad de Lima, en esa oportunidad trabajaba en el √°rea de Proyectos (Ingenier√≠a) tambi√©n, pero pens√© que era necesario contribuir con mi conocimiento en otras √°reas, as√≠ que le solicite al gerente de Ingenier√≠a, que pudiera ubicarme en otra √°rea, recib√≠ su apoyo y crey√≥ que era buena idea de que apoyara al √°rea de Control Documentario.

En aquella obra, en sus inicios aproximadamente en el a√Īo 2008 la "Responsable de Servicio" (RS) del √°rea intento implementar mi "Control de Gu√≠as" que desarroll√© en Conirsa, pero la diferencia de versiones del sistema operativo y mi escaso tiempo para dedicarme a reescribir c√≥digo y apoyar a su implantaci√≥n (yo en ese momento me encontraba trabajando en la obra "Construcci√≥n del muelle Sur del Callao" con el Consorcio CDB Callao) no permitieron que se implemente en la obra.

Es por ello que cuando posteriormente comencé a trabajar en el área de Control Documentario, toda la información de la documentación técnica se ingresaba de manera manual en unos archivos de Excel llamados "Matrices de documentos técnicos", la información estaba muy bien organizada, había como 7 matrices de diferentes disciplinas y tramos de obra (las matrices llegaron ser más de 14 en total).

Una matriz de documentos técnicos

La labor del ingreso de información era muy laboriosa, a pesar de que en un inicio éramos 3 personas en el área (luego pasamos a ser más 5), y a los continuos esfuerzos por mantener las matrices "actualizadas", a veces no era posible mantenerlas siempre así, nunca había visto, ni he visto después una obra con tanta documentación técnica para emitir a supervisión y a otras áreas relacionadas, eran cientos de documentos a la semana y la información de todos ellos había que ingresarla manualmente, no había otra forma de hacerlo.

Después de algunas semanas de trabajo pude notar que el ingreso de información y proceso de Control de la Documentación Técnica (revisar las versiones, superar las antiguas, verificar codificación repetitiva, colocar la información en diferentes carpetas, etc), era un proceso que se realizaba siempre de la misma manera, así que "pude ver" que se podía automatizar el proceso.

En aquel tiempo reci√©n se estaba integrando un nuevo "Responsable de programa" (RP) para el √°rea, as√≠ que le coment√© mi iniciativa de automatizar el proceso del Control Documentario, primero pens√© en desarrollar un software parecido al de Conirsa, pero en esta obra, el control del software inform√°tico ya era fuerte, por lo que no se pod√≠a instalar ning√ļn software que no contara con licencia, por lo que mi √ļnica alternativa era aprovechar la potencia del Excel (y la ventaja de que las matrices se encontraban en archivos de Excel) y crear un mini sistema con Macros (Visual Basic para Aplicaciones).

As√≠ que me puse manos a la obra, pero como ese trabajo no era mi responsabilidad directa, ten√≠a que hacerlo a la par, el "√ļnico problema" era el tiempo, con tanta informaci√≥n (recib√≠amos documentos a emitir de diferentes √°reas, especialmente de Ingenier√≠a) ten√≠a un escaso tiempo que "prestaba" para avanzar con la macro (algunos l√≠deres no llegan a comprender que ese tiempo, no en un tiempo "desperdiciado", sino una inversi√≥n de tiempo) pero, como crear una macro de Excel no es un proceso muy complicado inicialmente, en poco tiempo tuve "terminada" la primera versi√≥n, era un c√≥digo peque√Īo (aunque posteriormente se convirti√≥ en m√°s de mil l√≠neas de c√≥digo), pero que hac√≠a su trabajo.

Macro "Control de Guías"

Esta macro funcionaba de la siguiente forma: necesitaba de un listado de los documentos que se entregaban para emitir, con una mínima información de sus respectivas revisiones y fechas, así que solicitamos a las diferentes áreas, especialmente al área de Ingeniería que, junto con los documentos a emitir, sea entregada esta lista. Los documentos a emitir se emitían por diversos encargados, así que la elaboración del listado por cada uno de ellos no era un trabajo tedioso, porque cada uno emitía la lista solo por sus documentos, tuvimos el apoyo colaborativo de la Responsable de Programa del área de Ingeniería que vio que mediante el uso de esta macro las matrices estarían actualizadas siempre para las debidas consultas de los documentos.

Así que esta macro llamada "Control de Guías", poco a poco fue creciendo y tuvo su punto máximo cierta vez que emitimos un expediente completo con más de 3,000 documentos, el proceso de esta información actualizó todas las matrices y distribuyó los archivos digitales en menos de una hora (lo que normalmente hubiera tomado días o algunas amanecidas).

Posteriormente aquella macro que había creado, después de mil batallas con la emisión de la documentación técnica, vio venir su ocaso con la creación e implementación de un sistema corporativo (basado en la lógica y procesos de mis macros y con mi participación), fue un sistema muy bueno aunque en mi opinión y debido a que era un sistema web, tenía algunas limitaciones de desarrollo, para mí una de las principales era que no se podía aprovechar toda la potencia de un lenguaje de programación tipo Visual Basic, aun así, lógicamente sirvió de mucho apoyo posteriormente, incluso se usó vía web para que la información sea consultada fuera de la oficina.

Despu√©s de eso, mis macros fueron guardadas dentro de ba√ļl de todas las aplicaciones, macros y rutinas que he venido desarrollando todo este tiempo con el √ļnico fin de optimizar los procesos, hacer un trabajo m√°s eficiente y reducir considerablemente el trabajo manual.

As√≠ que no lo duden, si ustedes tambi√©n ven la oportunidad de optimizar alg√ļn proceso en sus trabajos, an√≠mense a hacerlo.

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